Hvad definerer den perfekte faktura?
Der er ikke ét svar på dette spørgsmål, da den perfekte faktura afhænger af den enkelte virksomheds behov. Der er dog nogle generelle råd, som kan hjælpe med at gøre dine fakturaer mere overskuelige og professionelle. I dette blogindlæg vil vi diskutere, hvad der kendetegner en god faktura, og hvad du i øvrigt kan gøre for at gøre din fakturering mere gnidningsfri og effektiv.
#1 Fakturaen skal indeholde alle relevante oplysninger
Dette omfatter begge parters firmanavn, CVR-nummer, adresse og kontaktoplysninger. Fakturaen skal også indeholde en klar beskrivelse af de solgte varer eller tjenesteydelser, den solgte mængde, prisen pr. enhed og det samlede skyldige beløb. Desuden skal fakturaen indeholde betalingsbetingelser og -dato.
#2 Fakturaen skal være overskuelig
For at undgå misforståelser er det vigtigt, at fakturaen er overskuelig og letlæselig. Det betyder, at layoutet skal være enkelt, og at alle relevante oplysninger skal være lette at identificere og forstå. Skriftstørrelsen bør også være stor nok til, at selv kunder med et mindre godt syn kan tyde fakturaens indhold.
Hvis du vælger at sende en faktura pr. e-mail, bør du altid vedlægge en PDF-version af fakturaen. Det sætter mange virksomheder pris på.
#3 Fakturaen skal indeholde et fakturanummer
Det er vigtigt for både dig og din kunde, at fakturaen indeholder et fakturanummer, da det gør det nemmere at holde styr på betalinger og fakturaer. Fakturanummeret skal være unikt og tydeligt synligt på fakturaen.
Tip: Opret og send dine fakturaer via et regnskabsprogram
For at gøre det hele endnu nemmere og mere professionelt kan du overveje at bruge et regnskabsprogram til at oprette og sende dine fakturaer. På denne måde kan du være sikker på, at alle de nødvendige oplysninger er med, og at de præsenteres i et klart og letlæseligt format.
Mange regnskabsprogrammer, eksempelvis Dinero, tilbyder, at du kan sende fakturaer direkte til kundens e-mailindbakke. Du behøver dermed slet ikke at åbne dit mailsystem for at sende fakturaer ud.
Bonustip: Gem dine fakturaer og øvrige bilag i skyen
En anden måde at gøre dit regnskab mere smooth på er at gemme dine fakturaer og andre vigtige bilag i skyen. På den måde kan du få adgang til dem hvor som helst, og du behøver ikke at bekymre dig om at miste dem, hvis din computer går ned. Google Drive og Dropbox er to populære muligheder for at opbevare filer i skyen
Som virksomhedsejer har du opbevaringspligt, hvilket vil sige, at du har pligt til at opbevare regnskabsmateriale i minimum fem år efter regnskabsårets udgang. Derfor er det alfa og omega, at du opbevarer alle dine bilag forsvarligt.
Vil du være dobbeltsikret, så gem dine bilag på både din computer, i skyen og på en ekstern harddisk.
